Was ist ClubProcess

ClubProcess ist eine browserbasierte Vereinssoftware zur Verwaltung von Mitgliedern, interner Kommunikation, Terminplanung, Finanzen und Dokumenten.
Sie unterstützt Vereine bei der täglichen Organisation und reduziert administrative Aufwände, ohne technische Vorkenntnisse. Alles, was Vereine für effiziente Organisation benötigen – transparent, leistbar und benutzerfreundlich.
Die Funktionen werden hier im Detail beschrieben – ideal als Nachschlagewerk oder Vorbereitung für die Testung.

Jetzt Demozugang anfordern
&
Vereinsarbeit erleichtern

---

Die Funktionen im Überlick

• 👥 Mitglieder & Gruppen verwalten
• 💬 Nachrichten, Blackboard & Newsletter
• 📅 Terminkalender & Veranstaltungsplanung
• 🎯 Trainingsunterstützung in Form von Beurteilungen, Zielen und Analysevideos
• 💶 Beiträge, Zahlungen & Buchhaltung
• 💼 Vorstandstätigkeiten, Verwaltung sensibler Vorstandsinformationen, Systemzugänge
• 🖼️ Medien & Dokumente zentral verfügbar
• ⚙️ Persönliche Werkzeuge & Systemkonfiguration

---

Die Funktionen im Detail

Allgemeine Systemfunktionen

💻 Instanzen
Jeder Verein wird als eigenständige ClubProcess Instanz betrieben. Der Zugriff wird mittels einer Subdomäne von clubprocess.eu ermöglicht (z.B. https://meinverein.clubprocess.eu/).
Jede Subdomäne wird dabei über eine verschlüsselte Verbindung (SSL-Zertifikat) geführt.
Es ist auch möglich, dass ihr ClubProcess mit eurer eigenen Internet Domain betreibt. In eurer Domainverwaltung muss hierzu ein A-Record auf unseren Server gelegt werden und uns die Info eurer Subdomain übermittelt werden.

💾 Speicher Basiskontigent
Für die Speicherung von Daten steht je Instanz ein Speicherkontigent von 5GB zur Verfügung. Wird mehr Speicherplatz benötigt, kann gerne ein höheres Kontigent angefordert werden. Die hiefür vom Provider anfallenden Kosten werden an den Verein weitergegeben.

🎨 Design
Farben, Logo und Icons können angepasst werden.

🌐 Web Auftritt
ClubProcess bietet die Möglichkeit, komplett neue Seiten aufzunehmen und über die Menükonfiguration in das System einzubinden. Somit kann ClubProcess auch genutzt werden, die eigentliche Vereinshomepage darüber abzubilden. Referenz hierzu siehe Badminton Point Vienna.

Hinweis: über den gleichen Mechanismus können die eigentlichen ClubProcess Seiten (z.B. Startseite, Kontakt/Impressum) mit eigenen Inhalten überlagert werden. Vorgegebene Standardinhalte können somit ganz individuell auf das eigene Vereinsbild umgeschrieben werden.
Gleich verhält es sich mit der Anpassung von Symbolen und oder PDF-Dokumenten. Jeder Verein kann diese überarbeiten, was in einigen Fällen sogar notwendig ist (z.B. Statuten.pdf).

🎞 Slideshow
Für jede Seite kann eine eigene Slideshow für den Kopfbereich angelegt werden. So lassen sich kontextbezogene Inhalte grafisch untermauern.

Verwaltung

🧍 Mitglieder
Jeder Verein kann uneingeschränkte Mitgliederzugänge anlegen. Ein Mitgliedstammsatz umfasst die gängigen Benutzerdaten (Name, Anschrift, usw.) und ein Profilbild für den vereinsinternen Gebrauch.

👥 Gruppenverwaltung
ClubProcess ist mit Basisgruppen (ClubAdmin, Vorstand, Kassier, Rechnungsprüfung, Trainer, Nachwuchs, Erwachsene, ...) ausgestattet, um eine erste Grundstruktur bereit zu stellen. Für den laufenden Betrieb können zur feineren Steuerung weitere Gruppen angelegt werden. So kann z.B. der Nachwuchs in weitere Leistungsgruppen unterteilt werden, die wiederum bei der Terminverwaltung verwendet werden. Kinder können sich dann lediglich zu jenen Trainingsterminen anmelden, für die sie berechtigt sind.

ƒ Funktionen
Funktionen bestimmen das Verhalten von ClubProcess. An Gruppen und/oder Personen geknüpft, ergibt es das Rechtekonzept, wer was am System machen kann und darf.
Basisgruppen (siehe Gruppenveraltung oben) sind bereits mit den notwendigen Funktionen ausgestattet. Der ClubAdmin kann über die Rechteverwaltung die Funktionszuorndung vornehmen.

📝 Online Registrierung
Neue Mitglieder können sich über Onlineformulare anmelden. Bei Aufnahme in den Verein unterstützt das System mit einer teilautomatischen Übernahme der der Daten.
Damit Anmeldungen nicht willkürlich erfolgen, kann für die Anmeldeformulare eine Passphrase festgelegt werden. Nur wenn werbende Mitglieder diese genannt bekommen, kann das Formular abgesendet werden.

🗂 Inventarverwaltung
Die Erfassung von Vereinsbeständen samt dem Vermerk, wer was und wann entlehnt hat, schafft die nötige Ordnung.

Kommunikation & Information

📫 Persönliche Nachrichten
Darüber können Direktnachrichten zwischen Mitgliedern ausgetauscht werden. Der Absender wählt aus einer Namensliste die Empfänger der Nachricht aus.

📋 Blackboard
Ermöglicht die themenbezogene Kommunikation unter Mitgliedergruppen (Nachwuchs, Erwachsene, Trainer, Vorstand, ...).
Die Foren und deren Anzahl können eigenständig eingerichtet werden. Ein wesentlicher Vorteil der Kommunikation über Blackboard ist, dass eine Historie gegeben ist, auf die auch Neuzugänger Zugriff haben.

📮 Anonymer Briefkasten
Darüber können von Mitgliedern anonyme Nachrichten an den Verein gesendet werden. Es lassen sich damit auch heikle Dinge ansprechen, die persönlich sonst vielleicht nicht vorgebracht werden.

🗞 Newsletter
Dienen der Öffentlichkeitsarbeit und bieten die Möglichkeit, vereinsfremden Personen über das Vereinsleben zu informieren und daran teilnehmen zu lassen.

✔️ Lesebestätigungen
Mitglieder mit organisatorischen Funktionen können bei Nachrichten eine Lesebestätigungen einfordern. Dadurch kann eine effizientere Vereinsführung erfolgen.

🖼️ Mitgliederalbum
Wer ist wer? In einer Bildergalerie werden die Mitglieder mit Benutzername, Vor-/Nachname und Telefonnummer dargestellt. Das Mitgliederalbum ist nur für Mitglieder einsehbar und ist im Falle des Falles eine gern genutzte Variante zur Kontaktaufnahme, um kurzfristig Rücksprachen tätigen zu können.

🚨 Systemneuigkeiten
ClubProcess wird laufend weiterentwickelt und überarbeitet. Hat sich am System in Bezug auf Funktion und Handhabung etwas geändert, wird dies unter den Systemneuigkeiten bekanntgegeben.

👨‍👩‍👧‍👦 Minderjährigkeit
Bei minderjährigen Mitgliedern ergehen Verständigungsnachrichten parallel an das Mitgliedskind und dessen Eltern. Wenn Eltern ihr Kind als eigenständig erachten, kann im Profil hinterlegt werden, dass Verständigungen an die Eltern ausbleiben sollen. Funktionäre haben jedoch immer die Option, bei kritischen Nachrichten dennoch auch die Zustellung an Eltern zu erwirken.

Terminverwaltung

📆 Terminkalender
Hierüber lassen sich Vereinsaktivitäten übersichtlich darstellen. Unterschiedliche Kategorien helfen, Termine leichter auseinander zu halten und Planungen effizient umzusetzen.
Der Terminkalender ist mit einer An-/Abmeldefunktion ausgestattet, was die Generierung von Anmelde- und Anwesenheitslisten, Trainingsbeurteilungen und Zahlungsforderungen ermöglicht.
Termine mit Öffentlichkeitsmerkmal können zudem ohne Anmeldung am System eingesehen werden.
Eine interne und externe Beschreibung ermöglicht eine Trennung von sensiblen Information zwischen Vereinsmitgliedern und der Öffentlichkeit. Somit können intern mehrere Details bekannt gegeben werden, ohne diese der Öffentlichkeit mitzuteilen.

📃 Terminübersicht
Hier erolgt die Termindarstellung anhand eines 12 Monats Raster. Speziell für organisatorische Aufgaben (z.B. Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen), einfachere Planung und schnelle Kontrolle ist diese Darstellungsform dem eigentlichen Terminkalender im Vorteil.

📍 Hallen & Orte
Ermöglicht die Verwaltung von Trainingsstätten, Hallen und Veranstaltungsorten. Da bei den Terminen ein Verweis auf die Hallen/Orte gelegt wird, kann rasch eroiert werden, wo eine Veranstaltung ausgeübt wird.

🎉 Veranstaltungen
Bei der Organisation von Veranstaltungen mit externen Teilnehmern lassen sich hierüber Anmeldungen abwickeln. Für den Verein als auch teilnehmende Personen kann jederzeit das Teilnehmerfeld eingesehen werden. Für die verantwortlichen Personen der Veranstaltung ist damit eine effiziente Planung, Durchführung und Kostenverrechnung machbar.

Training & Entwicklung

👌 Trainerbeurteilungen
Zu jedem Termin kann anwesenden Teilnehmer eine Beurteilungen inkl. optionalen Ergänzungstext ausgestellt werden. Teilnehmer erhalten dadurch ein Feedback und können Verbesserungsstrategien entwickeln. Um die eigene Wahrnehmung zu schulen, kann der Teilnehmer aufgefordert werden, vor Einsicht der Trainerbeurteilung eine Eigenbeurteilung abzugeben. Erst danach wird die Trainerbeurteilung aufgeschalten.

🎯 Ziele und Pools
Mitglieder arbeiten mit klar definierten Zielen, Aufgaben und Checkups. Ein Pool stellt die konkrete Umsetzung zur Erreichnung eines Ziels dar, an dem eine Gruppe strukturiert, motivierend und transparent arbeitet.

🕮 Trainingslogs
Während der Arbeit an einem Ziel halten Mitglieder ihre Fortschritte, Erfahrungen und Fragen fest. Trainer begleiten diesen Prozess aktiv: sie antworten, unterstützen, motivieren und geben gezielte Rückmeldungen.

🎥 Analysevideos
Die im Zuge eines Trainings, Turniers, einer Veranstaltung, ... gemachten Videos können nach dem Hochladen von den Mitgliedern und Trainern gesichtet werden. Für trainierende Personen hilft die Eigensicht von außen, Korrekturen (leichter) verstehen und vornehmen zu können.
Nach dem Hochladen werden für jedes Video Voransichten generiert, damit handelnde Personen od. Geschehnisse rasch gefunden werden können.

Finanzen und Beiträge

💳 Zahlungsverwaltung
Liefert für Vorstandsmitglieder eine Übersicht über offene Beiträge der Mitglieder.
Den Mitgliedern selbst werden deren offene Zahlungen aufgeschalten, welche sie als gelesen bzw. erledigt kennzeichnen können.

📥 CSV-Import
Import von Bank- oder Buchhaltungsdaten zur Vereinfachung der Finanzverwaltung. Es entfällt damit die lästige Schreibarbeit und Fehler werden hint angehalten.

📒 Buchhaltung
Das System fußt auf einer Ein-/Ausgabenrechnung, wo jede Buchungszeile mit einer Kategorie versehen werden kann. Einmal gemacht, liefert das System klare Aussage über die aktuelle Finanz, hilft bei der Erstellung eines Budgetplans und liefert Daten in aufbereiteter Form für die Rechnungsprüfung.
Ergänzend zum CSV-Import können auch manuelle Buchungszeilen (z.B. Handkassa) hinzugefügt werden.

📊 Finanzstatistik
Aufbereitung von Finanzdaten zur Auswertung innerhalb des Vereins als auch für Rechnungsprüfung und im Bedarfsfall für das Finanzamt.
Mitglieder können jederzeit über die Finanzstatistik einsehen, wofür und in welcher Höhe der Verein Ausgaben bzw. Einnahmen tätigt.

💶 Preisliste
Mit der Preisliste lassen sich interne Kosten abbilden bzw. einsehen. Dies können z.B. Mitgliedsbeiträge, Trainerhonorare, Trainingsausrüstung, ... sein.
Für die Historie, Rechnungsprüfung als auch Budgetplanung bleiben Altpreise im System abrufbar erhalten.

Organisation & Vorstand

👔 Funktionäre
Der Verein wird durch den Vorstand und seinen Funktionären verwaltet und geführt. Für diese Organisaitonseinheiten stehen erweitere Systemfunktionen zur Verfügung, was die Administration, Kommunikation, Organisation und Verwaltung des Vereins erleichtert.

🔨 Vorstandstätigkeiten
Einen Verein zu verwalten und führen ist mit Aufgaben verbunden. Für den Vorstand gibt es etliche Aufgaben zu bewältigen. Manche davon sind permanent zu erledigen, manche fallen zu regelmäßigen Zeitpunkten an.
Das System ermöglicht die Erfassung derartiger Aufgaben, um eine Art Nachschlagewerk zu haben, was es an Aufgaben gibt und wie deren Bearbeitung geregelt ist. Bei jeder Aufgabe kann auch eine Erinnerungsfunktion aktiviert werden. Das System verständigt dann zum gegebenen Zeitpunkt die Vorstandsmitglieder, dass eine Aufgabe zu erledigen ist.

📄 Vorstandsinformationen
Interner Bereich zur Verwaltung sensibler Daten wie Systemzugänge und Passwörter, Mitgliederdaten, usw.

⚙️ Systemeinstellungen
Zentrale Konfiguration von Rechten, Funktionen und Systemparametern sorgen für optimale Nutzung des Systems.
Jede ClubProcess Instanz wird mit einer "Best Off" Konfiguration ausgeliefert, um sofort und effizient starten zu können. Individuelle Anpassung sind jederzeit vornehmbar.

Persönliche Werkzeuge

☰ Schnellwahlmenü
Jedem Miglied wird ein unmittelbarer Zugriff auf wesentliche und immer wieder genutzte Funktionen (Persönliche Nachrichten, Blackboard, Zahlungen, ...) oberhalb des eigentlichen Menüs in einem Schnellwahlmenü dargestellt.
Besonderheit ist, dass eine farbliche und mengenmäßige Hervorhebung erfolgt, wenn bei der jeweiligen Funktion unerledigte Dinge (neu eingelangt, nicht gelesen, nicht gezahlt, ...) anstehen.

👤 Benutzerprofil
Die persönlichen Daten & Einstellungen können hier eingesehen werden. Einige Parameter können durch das Mitglied selber gesetzt werden. Der Großteil an Änderungsmöglichkeiten unterliegt jedoch dem ClubAdmin/Vorstand. Damit wird verhindert, dass Daten willkürlich abgeändert werden und Inkonsistenzen im System entstehen.

📓 Notizblock
Gedanken, Ideen, Sitzungsvorbereitung, ... lassen sich in Notizblättern erfassen. Somit ist für das nächste Gespräch oder den nächsten Termin alles abrufbereit.

💬 Verständigungsnachrichten
Persönliche Nachrichten, Blackboardbeiträge, Terminänderungen, ... lösen Verständigungsnachrichten aus, welche über die Liste der Verständigungsnachrichten eingesehen werden können.
Jedem Mitglied steht es frei, seinen Telegram Account mit dem System zu verknüpfen. Verständigungen werden dann ebenso als Push-Nachricht ('Hey, da ist was für dich.') an deinen Telegram-Account gesendet, was eine unmittelbare Informationsverständigung ermöglicht. Der eigentliche Nachrichteninhalt ist von der ClubProcess Instanz abzuholen, wodurch die Datensicherheit gegeben bleibt.

🚀 Cockpit
Bietet eine Anlaufstelle, wo alle wichtigen Funktionen auf einen Blick angeordnet sind.

🔍 Suchfunktion
Angemeldete Benutzer können Textpassagen in Persönlichen Nachrichten, Blackboardforen oder Homepageseiten suchen. Ein wachsendes Informationssystem, dass dennoch greifbar bleibt.

Medien & Dokumente

📤 Upload
Grundsätzlich können Dokumente, Bilder und Videos über die Webseite hochgeladen werden. In Persönliche Nachrichten, Blackboards, Termine, ... lassen sich diese Dokumente mittels eines Links einbinden.
Profilbilder und Analyzevideos müssen derzeit über einen FTP-Zugang auf das System gebracht werden. ClubProcess holt diese Informationen bei den entsprechenden Funktionen zur weiteren Darstellung ab.

📥 Datensicherung/Backup
ClubProcess ist ein auftragsverarbeitendes Softwaresystem. Die Daten selbst werden vom Kunden für dessen eigenen Verwendungszweck beigestellt. Wenn verbunden mit der vom System beigestellten Datenhaltung auch eine Datensicherung erforderlich ist, obliegt dies in der Eigenverantwortung des Kunden. ClubProcess stellt einen Mechanismus bereit, der die Daten als ZIP-Datei zum Download bereitstellt. ClubProcess kann auf Anfrage auch die Datensicherungen bereitstellen, übernimmt jedoch keine Haftung bei Datenverlust.
Das zusätzliche Service einer Datensicherung durch uns kann optional für zzgl. EUR 0,00 (inkl. MwSt.) vorgenommen werden. Inkludiert ist ein Backup an jedem dritten Tag mit Speicherung der Daten auf einem Zweitsystem abseits der eigentlichen ClubProcess-Umgebung.