ClubProcess ist eine browserbasierte Vereinssoftware zur Verwaltung von Mitgliedern, interner Kommunikation, Terminplanung, Finanzen und Dokumenten.
Sie unterstützt Vereine bei der täglichen Organisation und reduziert administrative Aufwände, ohne technische Vorkenntnisse. Alles, was Vereine für effiziente Organisation benötigen – transparent, leistbar und benutzerfreundlich.
Die Funktionen werden hier im Detail beschrieben – ideal als Nachschlagewerk oder Vorbereitung für die Testung.
💻 Instanzen
Jeder Verein wird als eigenständige ClubProcess Instanz betrieben. Der Zugriff wird mittels einer Subdomäne von clubprocess.eu ermöglicht (z.B. https://meinverein.clubprocess.eu/).
Jede Subdomäne wird dabei über eine verschlüsselte Verbindung (SSL-Zertifikat) geführt.
💾 Speicher Basiskontigent
Für die Speicherung von Daten steht je Instanz ein Speicherkontigent von 5GB zur Verfügung. Wird mehr Speicherplatz benötigt, kann gerne ein höheres Kontigent angefordert werden. Die hiefür vom Provider anfallenden Kosten werden an den Verein weitergegeben.
🎨 Design
Farben, Logo und Icons können angepasst werden.
🌐 Web Auftritt
ClubProcess bietet die Möglichkeit, komplett neue Seiten aufzunehmen und über die Menükonfiguration in das System einzubinden. Somit kann ClubProcess auch genutzt werden, die eigentliche Vereinshomepage darüber abzubilden. Referenz hierzu siehe BPV Badminton (und dessen Subseiten) oder BPV Darkminton.
Über den gleichen Mechanismus können die eigentlichen ClubProcess Seiten (z.B. Startseite, Kontakt/Impressum) mit eigenen Inhalten überlagert werden. Darüber lassen sich vorgegebene Standardinhalte ganz individuell auf das eigene Vereinsbild umschreiben.
Gleich verhält es sich mit der Anpassung von Symbolen und oder PDF-Dokumenten. Jeder Verein kann diese überarbeiten, was in manchen Fällen sogar notwendig sein wird (z.B. Statuten.pdf).
🎞 Slideshow
Für jede Seite kann eine eigene Slideshow für den Kopfbereich angelegt werden. So lassen sich kontextbezogene Inhalte grafisch untermauern.
🧍 Mitglieder
Jeder Verein kann uneingeschränkte Mitgliederzugänge anlegen. Ein Mitgliedstammsatz umfasst die gängigen Benutzerdaten (Name, Anschrift, usw.) und ein Profilbild für den vereinsinternen Gebrauch.
👥 Gruppenverwaltung
ClubProcess kommt mit einem Grundset an Gruppen (ClubAdmin, Vorstand, Kassier, Rechnungsprüfung, Trainer, ...) daher, um eine Basisorganisation bereit zu stellen. Für den laufenden Betrieb können weitere Gruppen angelegt werden, um eine feinere Steuerung vorzunehmen. So lassen sich z.B. bei einer Aufsplittung vom Nachwuchs in unterschiedliche Leistungsstufen die Termine so anlegen, dass sich nur Kinder einer entsprechenden Leistungsgruppe zu den passenden Trainingsterminen anmelden können.
ƒ Funktionen
Funktionen bestimmen das Verhalten ClubProcess. Kombiniert und verknüpft mit Benutzern und/oder Gruppen ergibt es die Rechte, wer was am System machen kann und darf.
📝 Online Registrierung
Neue Mitglieder können sich über Onlineformulare anmelden. Bei Aufnahme in den Verein unterstützt das System mit einer teilautomatische Übernahme der der Daten.
🗂 Inventarverwaltung
Die Erfassung von Vereinsbeständen samt dem Vermerk, wer was und wann entlehnt hat, schafft die nötige Ordnung.
📫 Persönliche Nachrichten
Direktnachrichten zwischen Mitgliedern innerhalb des Systems ohne externe Messenger.
📋 Blackboard
Themenbezogene Kommunikation unter Mitgliedergruppen (Nachwuchs, Erwachsene, Trainer, Vorstand, ...).
Die Foren und deren Anzahl können eigenständig eingerichtet werden. Ein wesentlicher Vorteil der Kommunikation über Blackboard ist, dass eine Historie gegeben ist, auf die auch Neuzugänger Zugriff haben.
📮 Anonymer Briefkasten
Darüber können von Mitgliedern anonyme Nachrichten an den Verein gesendet werden. Es lassen sich damit auch heikle Dinge ansprechen, die persönlich sonst vielleicht nicht vorgebracht werden.
🗞 Newsletter
Dient der Öffentlichkeitsarbeit und bieten die Möglichkeit, öffentlich interessiertem Publikum am Vereinsleben teilnehmen zu lassen.
✔️ Lesebestätigungen
Mitglieder mit organisatorischen Funktionen können bei Nachrichten Lesebestätigungen einfordern. Dadurch kann eine effizientere Vereinsführung erfolgen.
🖼️ Mitgliederalbum
Wer ist wer? In einer Bildergalerie werden die Mitglieder mit Benutzername, Vor-/Nachname und Telefonnummer dargestellt. Nur für Mitglieder einsehbar. Im Falle des Falles eine gern genutzte Variante zur Kontaktaufnahme, um kurzfristig Rücksprachen tätigen zu können.
🚨 Systemneuigkeiten
Informationen, was sich am System in Bezug auf Funktion und Handhabung geändert hat.
👨👩👧👦 Minderjährigkeit
Bei minderjährigen Mitgliedern ergehen Verständigungsnachrichten parallel an das Mitgliedskind und dessen Eltern. Wenn Eltern ihr Kind als eigenständig erachten, kann im Profil hinterlegt werden, dass Verständigungen an die Eltern ausbleiben sollen. Funktionäre haben die Option, bei kritischen Nachrichten dennoch auch die Zustellung an Eltern zu veranlassen.
📆 Terminkalender
Hierüber lassen sich Vereinsaktivitäten übersichtlich darstellen. Unterschiedliche Kategorien helfen, Termine leichter auseinander zu halten und Planungen effizient umzusetzen. Termine mit Öffentlichkeitsmerkmal können zudem im öffentlich einsehbaren Terminkalender abgerufen werden.
Der Terminkalender ist mit einer An-/Abmeldefunktion ausgestattet, was die Generierung von Anmelde- und Anwesenheitslisten, Trainingsbeurteilungen und Zahlungsforderungen ermöglicht. Eine interne und externe Beschreibung ermöglicht die oben genannte Veröffentlichung von Terminen, ohne interne Angelegenheiten od. Details Preis zu geben.
📃 Terminübersicht
Hier erolgt die Termindarstellung anhand eines 12 Monats Raster. Speziell für organisatorische Aufgaben (z.B. Mitgliedsbeiträge), einfachere Planung und schnelle Kontrolle ist diese Darstellungsform dem eigentlichen Terminkalender im Vorteil.
📍 Hallen & Orte
Verwaltung von Trainingsstätten, Hallen und Veranstaltungsorten.
🎉 Veranstaltungen
Bei der Organisation von Veranstaltungen mit externen Teilnehmern lassen sich hierüber Anmeldungen abwickeln. Für den Verein als auch teilnehmende Personen kann jederzeit das Teilnehmerfeld eingesehen werden und eine effiziente Planung als auch Kostenverrechnung erfolgen.
👌 Trainerbeurteilungen
Zu jedem Termin kann anwesenden Teilnehmer eine Beurteilungen inkl. optionalen Ergänzungstext ausgestellt werden. Teilnehmer erhalten dadurch ein Feedback und können Verbesserungsstrategien entwickeln. Um die eigene Wahrnehmung zu schulen, kann der Teilnehmer aufgefordert werden, vor Einsicht der Trainerbeurteilung eine Eigenbeurteilung abzugeben. Erst danach wird die Trainerbeurteilung aufgeschalten.
🎯 Ziele und Pools
Mitglieder arbeiten mit klar definierten Zielen, Aufgaben und Checkups. Ein Pool stellt die konkrete Umsetzung zur Erreichnung eines Ziels dar, an dem eine Gruppe strukturiert, motivierend und transparent arbeitet.
🕮 Trainingslogs
Während der Arbeit an einem Ziel halten Mitglieder ihre Fortschritte, Erfahrungen und Fragen fest. Trainer begleiten diesen Prozess aktiv: sie antworten, unterstützen, motivieren und geben gezielte Rückmeldungen.
🎥 Analysevideos
Die im Zuge eines Trainings, Turniers, einer Veranstaltung, ... gemachten Videos können nach dem Hochladen von den Mitgliedern und Trainern gesichtet werden. Für Trainierende Personen hilft die Eigensicht von außen, Korrekturen (leichter) verstehen und vornehmen zu können.
Nach dem Hochladen werden für jedes Video Voransichten generiert, damit handelnde Personen od. Geschehnisse rasch gefunden werden können.
💳 Zahlungsverwaltung
Übersicht über offene Beiträge, Gebühren und Zahlungen der Mitglieder.
📒 Buchhaltung
Das System fußt auf einer Ein-Ausgabenrechnung, wo jede Buchungszeile mit einer Kategorie versehen werden kann. Einmal gemacht, liefert das System klare Aussage über die aktuelle Finanz, hilft bei der Erstellung eines Budgetplans und liefert Daten in aufbereiteter Form für eine Rechnungsprüfung.
📥 CSV-Import
Import von Bank- oder Buchhaltungsdaten zur Vereinfachung der Finanzverwaltung, weil damit lästige Schreibarbeit entfällt und Fehler hint angehalten werden.
📊 Finanzstatistik
Aufbereitung von Finanzdaten zur Auswertung innerhalb des Vereins als auch für Rechnungsprüfung und im Bedarfsfall für das Finanzamt.
💶 Preisliste
Mit der Preisliste lassen sich sämtliche interner Kosten abbilden bzw. einsehen. Dies können z.B. Mitgliedsbeiträge, Trainerhonorare, Trainingsausrüstung, ... sein. Für die Budgetplanung sind rückliegende Altpreise ebenfalls abrufbar.
👔 Funktionäre
Verwaltung von Vereinsfunktionen wie Obmann, Kassier oder Schriftführer.
🔨 Vorstandstätigkeiten
Verwaltung von Vorstandsarbeiten, über welche das System bei Bedarf zum eingestellten Zeitpunkt erinnert.
📄 Vorstandsinformationen
Interner Bereich zur Verwaltung sensibler Daten von Systemzugänge und Passwörter
⚙️ Systemeinstellungen
Zentrale Konfiguration von Rechten, Funktionen und Systemparametern sorgen für optimale Nutzung. Jede Instanz wird mit einer "Best Off" Konfiguration ausgeliefert, um sofort und effizient starten zu können. Individuelle Anpassung durch Anwender ist jederzeit vornehmbar.
☰ Schnellwahlmenü
Unmittelbarer Zugriff auf wesentliche und immer wieder genutzte Funktionen (Persönliche Nachrichten, Blackboard, Zahlungen, ...) werden oberhalb des eigentlichen Menüs in einem Schnellwahlmenü dargestellt.
Besonderheit ist, dass eine farbliche und mengenmäßige Hervorhebung erfolgt, wenn bei der jeweiligen Funktion unerledigte Dinge (neu eingelangt, nicht gelesen, nicht gezahlt, ...) anstehen.
👤 Benutzerprofil
Verwaltung persönlicher Daten &, Einstellungen
📓 Notizblock
Gedanken, Ideen, Sitzungsvorbereitung, ... lassen sich in Notizblättern erfassen. Somit ist für das nächste Gespräch alles abrufbereit.
💬 Verständigungsnachrichten
Persönliche Nachrichten, Blackboardbeiträge, Terminänderungen, ... lösen Verständigungsnachrichten aus, welche über die Liste der Verständigungsnachrichten eingesehen werden können.
Jedem Mitglied steht es frei, seinen Telegram Account mit dem System zu verknüpfen. Verständigungen werden dann als Push-Nacherhält an den Telegram-Account gesendet, was eine unmittelbare Informationsverständigung ermöglicht. Der eigentliche Nachrichteninhalt ist von der ClubProcess Instanz abzuholen, wordurch die Datensicherheit gegeben bleibt.
🚀 Cockpit
Bietet eine Anlaufstelle am System, wo alle wichtigen Funktionen auf einen Blick angeordnet sind.
🔍 Suchfunktion
Angemeldete Benutzer können Textpassagen in Persönlichen Nachrichten, Blackboardforen oder Homepageseiten suchen. Ein wachsendes Informationssystem, dass dennoch handhabbar bleibt.
📤 Upload
Grundsätzlich können Dokumente, Bilder und Videos über die Webseite hochgeladen werden. In Persönliche Nachrichten, Blackboards, Termine, ... lassen sich diese Dokumente mittels eines Links einbinden.
Profilbilder und Analyzevideos müssen über einen FPT-Zugang in explizit vorgegebene Verzeichnisse eingestellt werden. ClubProcess holt diese Informationen bei den entsprechenden Funktionen zur weiteren Darstellung ab.