Wie ClubProcess entstanden ist

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Mein Name ist Harald Kacetl und im Februar 2013 habe ich einen Badmintonverein (Badminton Point Vienna) gegründet.
Eine kleine, eigens geschriebene Webseite diente als erste Vereinshomepage.

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Vereinsleben und Trainertätigkeit erfordert auch abseits vom persönlichen Zusammenkommen den ständigen Kontakt zu Kindern und Eltern zu halten. Über Telefon, SMS und Mail eine mühselige Angelegenheit. Terminabstimmungen für Trainings und Turniere und die gesamte Koordination waren für alle Beteiligten aufwendig. Es war klar, dass eine andere Lösung her musste.
Die Recherchen im Internet für eine passende Vereinssoftware waren allesamt nicht zufriedenstellend. Insbesonders, weil zum damaligen Zeitpunkt unklar war, wohin sich die Reise unseres Vereins entwickelt. Wieviele Mitglieder werden es noch werden? Können wir uns zum geringen Vereinsbudget eine Vereinssoftware leisten, die dann auch nur bedingt unsere Aufgaben abdeckt? Auch konnten die Staffelpreise samt optionalen Zusatzkosten für die eine od. andere Erweiterung nicht sonderlich überzeugen.

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Kurzerhand bestritt ich den Weg, die Vereinshomepage um Funktionen...

• 👥 zur Verwaltung der Mitglieder
• 💌 für den Austausch persönlicher Nachrichten
• 📋 eines Blackboards
• 📆 für einen ersten Terminkalender
• 📜 zur automatischen Erstellung von Anmeldelisten für Turnierteilnahmen

zu erweitern. Die Urversion von ClubProcess ist entstanden.

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Angespornt durch positiv Rückmeldungen der Mitglieder und weil einen Verein zu führen beständig mit Aufgaben verbunden ist, wurde der Funktionsumfang stetig erweitert, umgebaut und verbessert.
2024 wurde in einem Vernetzungsabend von Vereinen der Initialfunke gesetzt und die Idee aufgegriffen, die Funktionen der Vereinshomepage auf ein entkoppeltes System zu portieren und für Vereine anzubieten. Das war die Geburtsstunde von ClubProcess.

Mission für Vereine

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ClubProcess ist eine browserbasierte Software, die durch und in (m)einem Verein entstanden ist und speziell für die Vereinsabläufe entwickelt wurde. Grundlegendes Ziel war und ist es, administrative Aufgaben einfach, transparent und effizient zu gestalten. Den Mitgliedern selbst wurde ein Tool für die Vereinskommunikation untereinander als auch zu den Trainern, dem Vorstand und Funktionären sowie für organisatorische Dinge (Anmeldung zu Terminen, Erledigung von Zahlungen, Turnierteilnahmen, ...) in die Hand gegeben. Darüber hinaus ist kann ClubProcess auch für die vereinseigene Homepage verwendet werden. Referenz siehe hierzu Badminton Point Vienna.

Der Fokus bei der (Weiter)Entwicklung von ClubProcess hat immer auf Funktionalität und gute Nutzbarkeit gelegen. Funktionäre als auch Vereinsmitglieder sollen ein bestmögliches Werkzeug haben, um Weniger Verwaltung, mehr Verein zu bekommen. Und wenn Wünsche und Anregungen zur Verbesserung oder der Funktionserweiterung seitens der Nutzer kommt, profitieren beide Seiten davon. Der derzeitige Funktionsumfang von ClubProcess kann auf der Startseite eingesehen werden.

Was macht ClubProcess besonders

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Verein sein heißt, gemeinsam an einen Strang ziehen, sich gemeinsam fordern und fördern. Auch mit ClubProcess soll dieser Gedanke weiter geführt werden.

Mit einer "Beitragsgebühr" von EUR 60,00 je Jahr bekommen Vereine eine Vereinssoftware ohne jedweder Beschneidung von Funktionalitäten oder Limitierung/Staffelungen auf Mitgliederzahlen. Alles was die Software kann und jemals können wird, ist hier abgedeckt. Einzige Limitierung ist das Speicherplatzkontigent von 10GB für Daten. Grundsätzlich wird ein Fair-Use Prinzip angestrebt, damit ausreichend Platz für Nachrichten, Bilder, Videos, Dokumente, ... gegeben ist. Um einen Wildwuchs unnatürlicher hoher Datenhortung hint an zu halten, ist dieses Limit eingerichtet. In gegenseitiger Abstimmung und gesamt verfügbarer Kapazitäten ist dieses Limit anpassbar (Fair-Use). Und wenn ein Verein wirklich mehr Speicherplatz benötigt, wird der Kostenanteil entsprechend der vom Serverbetreiber vorgegebenen Kosten weiter gegeben.

Das System wurde so konzipiert, dass eine höchstmögliche Flexibilität für Erweiterungen gegeben ist. Wenn etwas gebraucht wird, einfach sagen. Im Rahmen der Möglichkeiten wird an einer Umsetzung gearbeitet.

Als rein browserbasiertes System braucht es zudem keine anderen Apps, Tools oder Systeme. Es kann unmittelbar mit der Arbeit begonnen werden.

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So wird auch in Zukunft daran gearbeitet, ClubProcess immer besser zu machen. Euer Verein kann Bestandteil davon sein.

Demo Zugang

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Wer an ClubProcess interessiert ist, kann mit einem Demozugang umittelbar und unverbindlich den Funktionsumfang testen. Der Demozugang beinhaltet mehrere verschiedene Accounts, mit denen als Admin, Vorstand, Trainer, Mitglied das System kennen gelernt werden kann.
Interesse? Dann...
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